デキすぎ幹事が選ぶ神戸三宮の貸切パーティー・貸切宴会場

歓送迎会?忘年会?立食?着席?タイプ別におすすめ会場をセレクト

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デキル幹事マニュアル前編 準備、告知

幹事を任命されたらまず行うべきことや押さえておくべき項目を<準備編>としてまとめました。

 宴会の目的を明確にする

幹事の仕事で重要となるのが店選び。「失敗したらどうしよう」「センスがないと思われたら」といった不安はつきものですが、その不安は目的を明確にすれば解消していきます。まずは、宴会の主旨を明確にし、主役は誰なのか、どんな人が参加するのか、この宴会を通して参加者にどんなメリットを感じてもらうのかを、メモ用紙でも何でも良いのでまとめてみましょう。こうすることで、必然的に店の雰囲気が絞られてくるため、非常に動きやすくなります。

 会場選びも目的に合わせましょう

忘年会や新年会など社員同士の信頼関係をより深めるような飲み会であれば、落ち着いて会話ができる着席タイプが良いですし、不特定多数の方と広く顔見知りになることを目的としている交流会などの場合は立席(ビュッフェ)タイプが向いています。

また、余談ですが冬場の宴会だと女性社員はブーツを脱ぐのが面倒という意見が多いため、靴を脱がずに利用できるお店を選んだ方が、安全です。年配の参加者は料理を楽しみにされている方が多いので、料理が評判のお店をおすすめします。

 サポート役の人を決める

人数が少ない宴会であれば幹事一人でも事足りますが、大規模宴会や取引先を招くフォーマルな会食などの場合は、サポート役を設けておくと安心です。できれば異性にお願いすると自分では気づけない視点の意見をもらえるので、男女混合がベストでしょう。お手伝いをお願いする場合も、受付、会計、案内、司会、撮影など役割分担を明確にしておくことが大切です。また、不測の事態に備えて「なんでも係」のような予備スタッフを用意しておくことをおすすめします。

 会場比較のチェックポイント 

ホームページの情報だけで会場を予約してしまう人もいますが、写真と実際では雰囲気も空間の広さにギャップを感じることが多いです。できれば実際に足を運び、2店舗以上比較して担当者と話をしましょう。収容人数、コース内容、テーブル配置、無料で利用できる設備、キャンセル料、料理・ドリンクの種類、貸切時間は最低限確認しましょう。年配の方がいる場合は、メニューの変更に応じてもらえるお店だと安心です。

 会費と席を決める 

会場が決まったら会費を決めましょう。会社や上司からカンパをお願いする場合はあらかじめ打診をしておき、当日慌てずに済むように事前徴収しておけるとスムーズです。着席型の宴会の場合は、必ず席順を決めておくこと。おしゃべり好きな人が固まらないようにバラしたり、女性社員が上司の接待役に徹することのないように配慮したり、犬猿の仲の社員を話したり、影の操作が必要です。参加者みんなが楽しめるシチュエーションをできるのであれば、気になる異性を同じテーブルにさりげなくキープする、くらいの公私混同も許されます。これこそ幹事の特権かもしれませんね。

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