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デキル幹事はココが違う デキすぎ幹事マニュアル

幹事歴10年の管理人が宴会成功の秘訣や幹事の心得、幹事業務の進め方をご案内します。

これを読んでいただければ、参加者全員に楽しんでいただける素晴らしい宴会が実現するはず。ぜひ、ご参考ください。

幹事の心得

幹事の仕事は予算、料理、宴会内容を決めるだけでなく、細かな気配りが必要とされます。

はじめて幹事を任命された方はもちろん、何度も経験している方であっても荷が多いと感じるのではないでしょうか。管理人である当方もその一人でした。

しかし、幹事という大役に使命を感じるようになった今では、参加者一人ひとりが楽しむ姿を見るのが喜びだと思えるようになりました。この喜びこそ、幹事の醍醐味です。

幹事に指名されて憂鬱な気持ちになるのも分かりますが、「参加者全員に楽しんでもらうんだ」という気持ちに切り替えてみてください。それだけでもモチベーションが変わるはずです。

幹事は裏方の花とあれ

飲み会の成功は幹事が握っています。成功すれば一人の人間としての株も上がりますし、失敗すれば「使えない人」「段取り下手」の不名誉な称号が与えられてしまいます。ですが、しっかり準備をしておけば恐れることはありません。

それに、一人ですべてを負うのではなく、企画・準備・会計・進行など、得意分野を持つ人を巻き込んでいけば背負う責任も分散されますし、より成功へのハードルも低くなるというものです。

ただし、人に任せきりで手抜きは厳禁。一人残らず「良い飲み会だった」と感じてもらえるよう、事前に席順を決めたり、各方面に根回ししておくことも大切です。

また、当日は、全体を見渡して料理や飲み物が行き渡っているか、空のグラスやお皿はないかなど、終始気配りに徹します。

当日、宴会がお開きになるまで気が抜けない大変な任務ではありますが、段取り、スケジュール作成、当日の仕切り、予算管理などを考えると、普段の仕事にもつながることも多く、仕事に必要なスキルも磨けるチャンスでもあります。

例え、失敗してもその場で謝って次に生かせば良いこと。色々と書きましたが、宴席では率先して楽しんでくださいね。

デキル幹事マニュアル前編 準備、告知

幹事を任命されたらまず行うべきことや押さえておくべき項目を「準備編」としてまとめました。

宴会の目的を明確にする

幹事の仕事で重要となるのが店選び。「失敗したらどうしよう」「センスがないと思われたら」といった不安はつきものですが、その不安は目的を明確にすれば解消していきます。

まずは、宴会の主旨を明確にし、主役は誰なのか、どんな人が参加するのか、この宴会を通して参加者にどんなメリットを感じてもらうのかを、メモ用紙でも何でも良いのでまとめてみましょう。

こうすることで、必然的に店の雰囲気が絞られてくるため、非常に動きやすくなります。

会場選びも目的に合わせる

忘年会や新年会など社員同士の信頼関係をより深めるような飲み会であれば、落ち着いて会話ができる着席タイプが良いですし、不特定多数の方と広く顔見知りになることを目的としている交流会などの場合は立席(ビュッフェ)タイプが向いています。

また、余談ですが冬場の宴会だと女性社員はブーツを脱ぐのが面倒という意見が多いため、靴を脱がずに利用できるお店を選んだ方が、安全です。

年配の参加者は料理を楽しみにされている方が多いので、料理が評判のお店をおすすめします。

会場比較のチェックポイント

ホームページの情報だけで会場を予約してしまう人もいますが、写真と実際では雰囲気も空間の広さにギャップを感じることも。できれば実際に足を運び、2店舗以上比較して担当者と話をしましょう。

収容人数、コース内容、テーブル配置、無料で利用できる設備、キャンセル料、料理・ドリンクの種類、貸切時間は最低限確認しましょう。

年配の方がいる場合は、メニューの変更に応じてもらえるお店だと安心です。

サポート役の人を決める

人数が少ない宴会であれば幹事一人でも事足りますが、大規模宴会や取引先を招くフォーマルな会食などの場合は、サポート役を設けておくと安心です。

できれば異性にお願いすると自分では気づけない視点の意見をもらえるので、男女混合が良いでしょう。

お手伝いをお願いする場合も、受付、会計、案内、司会、撮影など役割分担を明確にしておくことが大切です。

また、不測の事態に備えて「なんでも係」のような予備スタッフを用意しておくことをおすすめします。

会費と席を決める

会場が決まったら会費を決めましょう。会社や上司からカンパをお願いする場合はあらかじめ打診をしておき、当日慌てずに済むように事前徴収しておけるとスムーズです。

着席型の宴会の場合は、必ず席順を決めておくこと。おしゃべり好きな人が固まらないようにバラしたり、女性社員が上司の接待役に徹することのないように配慮したり、犬猿の仲の社員を離したり、影の操作が必要です。

参加者みんなが楽しめるシチュエーションをできるのであれば、気になる異性を同じテーブルにさりげなくキープする、くらいの公私混同も許されます。これこそ幹事の特権かもしれませんね。

デキル幹事マニュアル後編 当日の進行

宴会・パーティーの当日に幹事が行うことや司会進行のポイントをまとめました。

参加者への最終アナウンス

当日は参加者への最終連絡として、開始時刻、店名、住所、アクセス、地図、会費を参加者に伝えましょう。

幹事の携帯番号とLINE、メールアドレス情報を知らせておくと、遅刻や欠席などの緊急事態が起こった場合にも安心です。

受付の準備

幹事と受付係の人は一番に入店します。会費は事前徴収が理想ですが、当日会費を徴収する場合は、別の人に会計係をお願いしましょう。

受付では、あらかじめ作成しておいた参加者リストをもとに、お店に到着した人から受付を行います。参加者が全員揃ったか、会費の徴収漏れがないかを確認しましょう。

会食中は気配り

幹事は、追加の注文やお皿の受け渡しなどがしやすいように、通路や厨房に近い下座に座ります。

食事の最中には、グラスやビールの瓶が空になっていないか、空いた皿がテーブルにたくさん置かれていないかなど、会場の隅々まで目を光らせましょう。

退屈そうにしている人がいたら「飲んでる?」「食べてる?」とさりげなく声を掛けてあげるのも幹事の役目です。

また、途中で飲み過ぎて気分が悪くなった人がいたら、すぐにトイレに連れていきましょう。ただし、女性の付き添いを男性がするのは問題があるので、女性にお願いしてくださいね。

宴会終了後の確認

宴会終了時には多くの人が酔っぱらっているので、必ずと言っていいほど忘れ物があります。

参加者がテーブルを立つ際には忘れ物がないように呼びかけ、最後は必ず会場全体をまわって忘れ物が無いかを確認しましょう。化粧室のチェックもお忘れなく。

デキル幹事マニュアル番外編 司会のポイント

ペアの進行が理想

司会者が一人だと負担が大きくなるうえに、進行も単調になりがちです。また、病気や仕事の事情で遅刻や欠席するという不測の事態に備えるためにも、司会はペアが安心です。

進行に合わせた心配り

途中で参加者を紹介する場合は、名前と肩書を最終確認しましょう。

紹介するタイミングの少し前に、「そろそろ出番なので、お願いしますね」と声を掛けてあげると親切です。乾杯の音頭をとる人にも事前にお願いしておくと進行がスムーズです。

好感の持てる話し方を

参加者の前で話す時には、台本にばかりに視線を落とさず、顔を上げて参加者の目を見て話すのが基本です。

また、当日の進行や反応によっては空気を読みながらアドリブをきかせるなど、柔軟な対応が必要になることもあります。台本はあくまで目安だと思っておくようにしましょう。

また、機材の不具合などで進行に空き時間ができてしまうケースもあります。そのような事態に備えて、小話を用意しておくこともお忘れなく。

話術に自信がない人は社長や上司に話題を振って、趣味や休日の過ごし方などを話してもらうのもアリですよ。

締めの音頭は地方のスタイルで

飲み会の最後によくある手締めは、地方によってスタイルが違うもの。手締めは、一本締め、三本締め、一丁締めの3種類あります。

三本締めは、「3・3・3・1」で行う江戸型のリズムで、一本締めたところで「よっ」と合いの手を入れ、二本目が終わったら「もう一丁」と合いの手を入れて三本で締めます。

一本締めは三本締めの省略型で、一本で終わらせるもの。一丁締めは、一回だけ「パン」と叩いた簡略型になります。

一丁締めは正式な締めではないのでフォーマルな場では使わないようにしましょう。

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